Chaque année, des fédérations professionnelles, des organisations internationales et des entreprises choisissent la Tunisie pour réunir leurs membres. Le pays a de sérieux atouts : une position centrale entre l’Europe, l’Afrique et le monde arabe, des hôtels équipés pour accueillir des centaines de participants et une vraie tradition d’hospitalité. Mais un congrès international ne s’improvise pas. Voici les étapes clés, tirées de plus de vingt ans d’expérience de Tunisie Congrès.
1. Définir le format et les objectifs
Avant de chercher un lieu, posez les bases : combien de participants attendez-vous, sur combien de jours, avec quel programme ? Une assemblée générale avec votes, un forum avec plénières et ateliers ou une conférence avec exposition n’ont pas les mêmes besoins. Ces réponses déterminent la taille des salles, le nombre de chambres et le budget global.
2. Choisir la bonne ville et le bon lieu
Tunis concentre de nombreux hôtels d’affaires capables d’accueillir de grands congrès, à quelques minutes de l’aéroport de Tunis-Carthage. Hammamet et Sousse offrent des centres de congrès et des resorts adaptés aux événements de plusieurs jours, avec l’attrait du bord de mer. Djerba et Tozeur conviennent à des formats plus intimistes ou à des programmes associés.
Pour la 32ᵉ Conférence Générale du GAIF, qui a réuni 1 800 participants, le choix s’est porté sur le Medina Conference & Expo Center de Yasmine Hammamet. Pour les forums de l’OAA, l’hôtel Laico Tunis offrait la capacité et la centralité nécessaires.
3. Anticiper le calendrier
Pour un congrès de plusieurs centaines de participants, comptez six à douze mois de préparation. Les meilleurs lieux et les blocs de chambres se réservent tôt, surtout pendant les périodes chargées du printemps et de l’automne. Un rétroplanning partagé avec l’agence permet de suivre chaque étape : appel à communications, inscriptions, programme, supports imprimés, logistique.
4. Penser à l’expérience des délégués
Un congrès réussi, c’est d’abord des participants bien accueillis. Cela passe par des transferts organisés depuis l’aéroport, un enregistrement fluide avec badges prêts, des hôtes et hôtesses disponibles, une signalétique claire et, pour les conférences multilingues, des interprètes et le matériel adapté. Pensez aussi aux formalités d’entrée de vos délégués selon leur nationalité, et informez-les suffisamment tôt.
5. Soigner les temps forts
Les délégués se souviennent rarement de tous les panels, mais ils se souviennent d’un dîner de gala réussi, d’un spectacle de qualité ou d’un accueil chaleureux. Les cocktails de bienvenue, la soirée de gala, une remise de trophées ou une activité matinale de team building créent du lien entre les participants et donnent une identité à votre événement.
6. Maîtriser le budget
Les principaux postes d’un congrès sont l’hébergement, la location des salles, la restauration, la technique audiovisuelle, les transports et les animations. Une agence locale négocie ces prestations, coordonne les fournisseurs et vous évite les mauvaises surprises. Demandez un devis détaillé poste par poste pour arbitrer en connaissance de cause.
7. S’appuyer sur une agence spécialisée
Confier l’organisation à une agence événementielle en Tunisie vous donne un interlocuteur unique, une connaissance fine des lieux et des prestataires, et une équipe présente sur place le jour J. C’est ce qui permet aux organisateurs de se concentrer sur le contenu scientifique ou institutionnel de leur congrès.
Vous préparez un congrès international en Tunisie ? Contactez Tunisie Congrès pour en parler et recevoir une proposition sur mesure.