Le dîner de gala est souvent le moment le plus attendu d’un congrès ou d’un événement d’entreprise. C’est aussi celui qui laisse le souvenir le plus durable à vos invités. Voici les dix points que nous vérifions systématiquement chez Tunisie Congrès avant chaque soirée.
1. Définir l’objectif de la soirée
Célébrer, remercier, récompenser, créer du lien entre délégations : l’objectif conditionne le ton, le déroulé et le budget. Une remise de trophées n’appelle pas la même ambiance qu’une soirée de clôture festive.
2. Choisir le bon lieu
Salle de réception d’hôtel, terrasse, jardin sous tente ou lieu patrimonial : le lieu doit accueillir confortablement vos invités, offrir une acoustique correcte et permettre la mise en place technique. Prévoyez toujours une solution de repli pour les soirées en extérieur.
3. Soigner l’accueil
Les premières minutes donnent le ton. Hôtes et hôtesses, vestiaire, cocktail de bienvenue et petite attention à l’arrivée, comme le bouquet de jasmin tunisien, mettent immédiatement vos invités à l’aise.
4. Penser le plan de table
Le placement est un exercice diplomatique, surtout pour les congrès internationaux. Prévoyez la table d’honneur, mélangez les délégations quand c’est pertinent et préparez une signalétique claire.
5. Construire un menu adapté
Avec votre traiteur, élaborez un menu qui met en valeur la gastronomie locale tout en tenant compte des régimes alimentaires et des contraintes de vos invités. Recensez ces besoins dès les inscriptions.
6. Rythmer la soirée
Un bon déroulé alterne discours courts, service, animations et moments libres. Fixez une durée pour chaque prise de parole et un horaire de fin réaliste.
7. Choisir les animations
Musiciens traditionnels tunisiens, troupes de danse, présentateur, spectacle : les animations doivent servir l’ambiance sans couvrir les conversations. Lors du 27ᵉ Forum de l’OAA à Tunis, des troupes de danse africaine ont rythmé la soirée de gala.
8. Ne pas négliger la technique
Sonorisation, éclairage, écrans pour les vidéos et les remises de prix : une répétition technique avant l’arrivée des invités évite la plupart des incidents.
9. Respecter le protocole
En présence de personnalités officielles, l’ordre des discours, l’accueil des invités de marque et la gestion de la presse doivent être préparés à l’avance avec les équipes protocolaires.
10. Prévoir le départ
Navettes vers les hôtels, vestiaire, petit cadeau de fin de soirée : la fin de la soirée compte autant que le début pour laisser un bon souvenir.
Vous préparez un dîner de gala en Tunisie ? Tunisie Congrès s’occupe de chaque détail pour que vous profitiez pleinement de la soirée avec vos invités.